Assitant Polyvalente H/F

Description du poste

Notre association a décidé l’embauche d’un profil polyvalent :
Pour environ 20h semaine: chargé de gestion locative, Pour environ 15h semaine: comptable et administratif
SECRETAIRE COMPTABLE
L’assistante exerce son activité au siège d’Habitat et Humanisme Charente Maritime, 22 Rue Pierre Loti à La Rochelle
CONTEXTE
Dans le respect de la charte du Mouvement la secrétaire comptable travaille en étroite collaboration avec les salariés et les bénévoles.
RAISON D’ETRE
Assister les responsables de l’association dans leurs tâches administratives,
Assister le trésorier dans ses taches comptables.
MISSIONS PRINCIPALES :
L’assistante a pour missions principales :
– Réceptionner les factures, les notes de frais et les intégrer au logiciel Zeendoc.
– Indexation des factures et orientation vers le valideur.
– Effectuer les règlements : préparation des virements à la banque avant validation par le trésorier
– Exporter les factures dans le logiciel de comptabilité
– Saisir les banques, faire les rapprochements bancaires
– Encaissements des chèques et espèces (dépôt à la banque)
– Vérifier les comptes de tiers
– Saisir dans Carmen les reçus fiscaux des dons et cotisations et les envoyer aux personnes concernées après avoir vérifier la concordance des dons et cotisations enregistrés dans Carmen et dans le logiciel comptable,
2 Gestion Locative
– Étudier et valider les dossiers des candidats locataires sur les aspects administratifs et financiers
– Faire visiter le logement
– Étudier et valider les dossiers des candidats locataires sur les aspects administratifs et financiers
– Faire signer le contrat de location (avec explication droits et devoirs du locataire), s’assurer de la mise en route de l’assurance (attestation) et faire signer tous les documents afferents au contrat
– Réaliser les états des lieux
– Accompagner les locataires à la mise en place des modes de règlement adaptés des loyers (prélèvements.). assurer la gestion adaptée des aspects financiers (paiement des loyers, explication des régularisations de charges, mise en place plans d’apurement.), mise à jour annuelle des assurances
– Le cas échéant, en collaboration avec le chargé de gestion locative comptable (GLC), et par délégation de sa hiérarchie, lancer les procédures de contentieux
– Valider les régularisations annuelles de charges
– Maintenir un lien étroit avec les bénévoles chargés de l’accompagnement des locataires ainsi que les salariés intervenant sur des domaines connexes, alerter lorsque nécessaire auprès du référent accompagnement
– Piloter les échéances de contrats d’occupation temporaires et participer si nécessaire au rdv de signature de renouvellement en support du bénévole accompagnant du locataire
– Recevoir et traiter les demandes ou réclamations des locataires ou propriétaires
– S’assurer du règlement des litiges, de la déclaration et du suivi des dossiers de sinistre (assurance Multirisques habitations), veiller au bon entretien des logements en lien avec l’équipe de bénévoles
– Commander et suivre les travaux d’entretien simples
– En lien avec le propriétaire, commander, suivre et facturer les travaux de réparation et de maintenance, assurer les relations avec les Propriétaires et solidaires pour les travaux qui leur incombent
– Suivre les échéances des contrats d’entretiens des logements
– Réaliser les états des lieux de sortie
– Identifier et gérer les travaux à réaliser entre chaque locataire
3 Accueil téléphonique et physique au local et secrétariat:
– Consulter les 3 boites mail, y répondre ou ré-orienter vers le bon interlocuteur
– Réceptionner les courriers et les diffuser vers les responsables concernés
– Effectuer les réservations de salles de réunion (interne et externe)
– Répondre aux appels téléphoniques,
– assurer la gestion adaptée des aspects financiers