Assistant administratif / Assistante administrative

Description du poste

L’Institut de formation IFCOS – créé par la Fondation COS Alexandre GLASBERG, reconnue d’utilité publique et engagée dans les secteurs médico-social, sanitaire et social – regroupant 3 200 salariés et 87 établissements et services – recrute à Paris (3ème).

Sous la responsabilité de la directrice de l’IFCOS, vous assurerez le secrétariat, la gestion administrative et logistique de l’organisme de formation, dans le respect des procédures et de la démarche qualité.

Missions
– La gestion administrative des activités de formation : inscriptions, convocations, conventions de formation, préparation des contrats des formateurs, participation à la mise en page des documents pédagogiques de formation, préparation des dossiers de formation pour les stagiaires, facturation et suivi des règlements, préparation des synthèses des questionnaires de satisfaction, envoi des documents de fin de formation (attestations de formation, comptes rendus des formateurs etc.).
– La gestion courante et le secrétariat de l’organisme de formation : préparation des courriers, réponses aux demandes des clients, accueil des stagiaires, réservation des salles et des déjeuners, archivage des dossiers formation, préparation des salles à l’occasion des formations sur site.
– La saisie et la mise à jour des données concernant les formations dans le logiciel et les outils internes de suivi.

Profil
– Issu(e) d’une formation de type Bac+2 minimum (BTS, DUT ou équivalent), vous bénéficiez d’au moins 2 ans d’expérience (dont au moins 1 an dans le secteur de la formation professionnelle).
– Vous maîtrisez le pack Office (Word, Excel, Outlook etc.) et, idéalement, avez déjà travaillé avec un logiciel de gestion.
– Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e), vous aimez le travail en équipe, répondre aux demandes des clients et êtes réactif(ve).
– Vous assurez des reporting réguliers sur votre activité.
Informations
– Poste à pourvoir dès que possible
– Possibilité de télétravail