Chargé(e) de la coordination et du traitement du courrier (H/F)

Description du poste

Au sein de la Préfecture de l’Ariège, vos activités principales seront :
– – Gestion des parapheurs transmis par les DDI : suivi, contrôle du formalisme, enregistrement, archivage des courriers signés ;
– Gestion du courrier réservé : enregistrement du courrier sur l’instance Maarch, préparation du classeur réservé pour le préfet et communication aux services ; – Gestion de la boîte générique de la préfecture : redirection des demandes vers les services compétents (en respectant les normes QUALI-ATE) et vers le courrier réservé ;
– Aide à la constitution des dossiers du préfet et du secrétaire général ;
– Classement et archivage des dossiers papiers, tenue du tableau de classement ;
– Suivi des comités : préparation des invitations et des dossiers pour les comités de direction (CODIR, Collège des chefs de service)
– Gestion des recueils des actes administratifs : création et publication des recueils sur le site internet de la préfecture – – Rédaction/mise à jour des fiches de procédure – Appui à la formation des nouveaux arrivants à l’utilisation de Maarch
*Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Bonne organisation dans le travail quotidien pour gérer à la fois le courrier réservé et le volet administration générale
Une relative souplesse au niveau des horaires est demandée
* Candidatures : CV+LETTRE DE MOTIVATION DETAILLEE (OBLIGATOIRE) : [email protected]