ASSISTANT ADMINISTRATIF BATIMENT/ ACCUEIL (H/F)

Description du poste

ACCUEIL :
– accueil physique et téléphonique ; proposer et faire des cafés,
– gestion des mails entrants, rangement des mails sortants,
– gestion des groupes de diffusion des mails,
– ouverture des nouvelles opérations sur le mail,
FOURNITURES :
– gestion des consommables (liste, commandes, rangement),
– gestion des produits ménagers (liste, achats, rangement),
– fabrication des blocs A5 et A4 de papier brouillon,
DIVERS :
– rangement des espaces communs, emmener les encombrants à la déchèterie,
– Prise de rendez-vous des locataires de différentes résidences.
CHANTIERS :
– création des classeurs de chantier,
– récupération des informations administratives dans les mails,
– enregistrement des documents administratifs dans chaque opération,
– mise à jour des listes d’envoi des comptes-rendus de chantier,
– envoi par mail de ces comptes-rendus et impression en 2 exemplaires pour les bannettes,
– archivage des comptes-rendus chantier,
– collecte et classement des pièces marchés,
– élaboration des books de chantier (CCTP, DPGF),
– rédaction, diffusion et suivi des OS, des avenants et des TS,
– collecte des demandes d’agrément des sous-traitants,
– vérification des dossiers de demande d’agrément des sous-traitants,
– envoi de l’accord des dossiers de demande d’agrément à l’entreprise pour envoi des originaux au MOU,
– enregistrement du suivi bureau de contrôle (RF, CRED…),
– enregistrement et impression de la situation pour le conducteur de travaux,
– après accord du conducteur, établissement du certificat de paiement (modèle MOU ou pas),
– fusion du certificat de paiement avec la situation (PDF SAM),
– diffusion de la situation suivant MOU (papier, mail, plateforme…),
– rédaction des PV de réception et de levée des réserves, organisation des séances de signatures,
– tenue des classeurs « rouges » fin de chantier : PV réception, levée des réserves, DOE, RFCT… et mise à jour du tableau informatique,
– demande et collecte des DOE.
DESSIN :
– rédaction des bordereaux d’envoi et/ou dépôt
– dépôt occasionnel des PC, DP, etc. dans les administrations,
– classement d’un exemplaire PC, DP, PC mod. Dans les boites et enregistrement sur un fichier informatique,
COMPTABILITÉ :
– mise à jour des fiches affaires.
ARCHIVAGE :
– gestion des archives, ainsi que des archives informatique et sauvegarde des affaires.