Responsable administratif (H/F)

Description du poste

Vous avez pour activités :

1. Accueil, communication et relationnel :
– Accueil, information et orientation des interlocuteurs de l’EHPAD
– Réception des appels téléphoniques et orientation vers les services adaptés si besoin
– Information aux familles sur les différents types d’hébergement
– Réceptionner, trier et distribuer le courrier interne et celui destiné aux résidents.
– Transmettre les informations grâce aux supports mis à disposition
– Être dans une relation sociale bienveillante avec les résidents, les familles et les visiteurs
– Assurer la représentation et l’image de bienveillance et de bientraitance de l’EHPAD

2. Suivi des dossiers des résidents, des admissions et des sorties :
– Participer à la gestion des demandes de pré-admission et d’admission en lien avec la direction et l’IDEC
– Suivi des registres
– Suivi de l’actualisation des dossiers des résidents, en lien avec l’IDEC et l’équipe infirmière
– Accueil des nouveaux résidents au moment de leur admission
– Réalisation des états des lieux

3. Suivi administratif du personnel :
– Elaboration des fiches de paie, production mensuelle d’un tableau de bord des variables de paye
– Réalisation et suivi des contrats, DPAE, recueil des pièces nécessaires à l’embauche
– Gestion du processus de recrutement (rédaction et suivi des annonces d’emploi, constitution et suivi des dossiers administratifs
– Gestion, suivi administratif du personnel (carrières, gestion des balances horaires, dossiers complexes
– Assurer la gestion administrative des arrêts maladie, accidents de travail ou tout autre type d’absence. Transmission des éléments aux comptable pour suivi des IJ et prises en en charge par l’assureur)
– Réaliser le bilan social, la DSN, le FCSFT (fond de compensation du supplément familial), la déclaration annuelle auprès du FIPHFD (fond insertion des personnes handicapées dans la fonction publique)
– Mise à jour mensuelle du tableau des emplois et des effectifs
– Mise en place et suivi des indicateurs RH, production mensuelle de tableaux de bord avec indicateurs RH : absentéisme, turn over, ETP rémunérés mensuellement, pyramide des âges, GPMC
– Rédaction et suivi du plan de formation, gestion des inscriptions et transmission des éléments aux différents acteurs
– Suivi de la médecine préventive
– Référente Cos Breizh

4. Gestion des plannings et de l’absentéisme :
– Elaboration des plannings en étroite collaboration avec l’IDEC
– Gestion des absences en étroite collaboration avec l’IDEC, en prenant en considération les procédures en place et à venir
– Suivi méthodique du temps de travail (contrôler le respect des cycles de travail, des repos légaux et des heures complémentaires et supplémentaires) avec
– Collaboration interne : travailler sous la responsabilité de la directrice et de l’Idec et de faire le lien avec le terrain

5. Référent qualité :
– Référent DPO (délégué à la protection des données) pour mise en place et suivi de la RGPD (réglementation Générale de la protection des données)
– Elaboration de procédures dans le cadre de la démarche qualité

6. Autres fonctions généralistes :
– Participation aux réunions hebdomadaires organisées par la direction
– Assurer la transversalité de l’information au sein de l’équipe de direction
– Préparation, rédaction et suivi des délibérations des séances du CCAS
– Participation aux différents comités de pilotage
– Participer au développement de la vie sociale au sein de l’EHPAD
– Participer à la limitation des dépenses au sein de la structure
– Relations avec les services administratifs et techniques de la Mairie d’Iffendic
– Rédaction et actualisation des procédures
– Veille réglementaire

Horaires de travail : 09h – 12h45 / 13h45 – 17h

Prise de poste dès que possible.