ASSISTANT TRANSACTION ET ADMINISTRATIVE EN IMMOBILIER (H/F)

Description du poste

FICHE DE POSTE
Assistante de transaction en agence immobilière
1. Gestion administrative des dossiers de vente
– Création et constitution des dossiers de vente.
– Collecte, vérification et classement des pièces administratives nécessaires aux dossiers.
– Mise à jour et suivi des dossiers vendeurs et acquéreurs.
– Préparation et suivi des documents liés aux mandats, avenants et dossiers de vente.
– Vérification de la complétude des dossiers et relance des clients lorsque nécessaire.
– Classement et archivage des documents physiques et numériques.
– Mise à jour des différents tableaux et outils de suivi de l’activité.
2. Suivi des dossiers de vente
– Suivi administratif des ventes de la prise de mandat jusqu’à la signature définitive.
– Coordination des différentes étapes du dossier avec les conseillers immobiliers, clients, notaires, diagnostiqueurs et différents intervenants.
– Suivi des signatures et des échéances.
– Relance des différents interlocuteurs afin de garantir le bon avancement des dossiers.
– Préparation et transmission des documents nécessaires aux notaires.
– Suivi des compromis, actes authentiques et éléments nécessaires à la finalisation des ventes.
– Gestion et suivi des clés des biens.
– Mise à jour régulière des dossiers et des outils de suivi.
3. Accueil et relation clientèle
– Accueil physique de la clientèle au sein de l’agence.
– Accueil et gestion des appels téléphoniques.
– Identification des demandes et orientation vers le conseiller ou le service concerné.
– Prise et transmission des messages.
– Réponse aux demandes administratives courantes des clients.

4. Missions comptables
Saisie et suivi de la comptabilité de l’agence
– Saisie des écritures comptables de l’agence dans le logiciel EBP.
– Enregistrement et classement des factures fournisseurs.
– Saisie et suivi des opérations bancaires.
– Enregistrement des différentes opérations comptables courantes.
– Contrôle et rapprochement des éléments comptables.
– Préparation des éléments comptables destinés au cabinet comptable.
– Suivi administratif des factures et des règlements.
Facturation
– Création des factures de vente dans EBP.
– Émission et transmission des factures aux clients ou organismes concernés.
– Suivi des factures émises et des règlements.
– Classement et archivage des pièces comptables.
6. Missions Ressources Humaines
– Collecte mensuelle des variables de paie auprès des salariés.
– Vérification des éléments transmis.
– Saisie et transmission des variables de paie à la comptabilité via le logiciel MySilae.
– Suivi administratif des absences, congés et autres éléments nécessaires à l’établissement de la paie.
– Transmission des informations nécessaires au cabinet comptable
– Suivi administratif des dossiers du personnel.
– Classement et archivage des documents relatifs aux salariés.
– Participation au suivi des formations et obligations administratives du personnel.
7. Outils utilisés
– EBP : comptabilité, saisie des écritures et facturation.
– MySilae : transmission et gestion des éléments variables de paie.
– Logiciels et outils métiers de transaction immobilière.
– Messagerie électronique et outils bureautiques.
– Plateformes administratives et professionnelles utilisées dans le cadre de l’activité immobilière.

Compétences et qualités
– Maîtrise du suivi administratif des dossiers de transaction.
– Bonne connaissance des procédures immobilières et du suivi des ventes.
– Maîtrise des outils bureautiques et logiciels professionnels (EBP, MySilae).
– Compétences en comptabilité, facturation et gestion administrative du personnel.
– Organisation, rigueur, autonomie et réactivité.
– Sens du service, aisance relationnelle et discrétion.
– Capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément.
– Polyvalence, adaptabilité et esprit d’équipe.
Relations professionnelles
En interne : direction, conseillers immobiliers et salarié